選考中の企業から、卒業見込証明書の提出を求められました。
でも、大学ではまだ発行できないとのこと……
どうしたらいいの？
慌てなくても大丈夫。
大学のシステムや履修登録の状況により、
発行できない時期があります。
発行できない理由と、いつなら発行できるのかを大学に確認します。
きちんと対応すれば、選考の不利になることはありません。
企業への連絡方法や、対応方法についても後ほど説明します。
卒業見込証明書が発行できない理由は３つ
- 卒業要件を満たしていない（単位不足）
- 大学のシステム上、発行できない期間である
- 休学中
卒業要件を満たしていない場合
通常なら、４年生の履修登録が済めば、
「登録した単位をすべて取れば、卒業できますよ」となり、
「卒業見込み」になります。
なので、3年生では「卒業見込証明書」は発行されません。
大学のシステム上、発行できない時期がある
システム更新などにより、発行できない時期（数日）があります。
大学のホームページなどで、
証明書発行のスケジュールを確認してみましょう。
休学中の場合
休学中は証明書が発行できない場合があります。
復学するタイミングで発行できるはずです。
大学にいつ頃発行できるのか確認しましょう。
提出できないことで、選考が不利になることはない
３年生の就活生が、選考提出書類に「卒業見込証明書」が含まれていると、
慌ててしまうかもしれませんが、
単位不足（卒業できない）以外は、あなたの不備ではないので、
説明すれば、企業も理解してくれるので、大丈夫です。
状況をきちんと説明してみましょう。
提出できないことを企業へ連絡しよう
企業の人事担当者は大学の状況が分からないので、
証明書の発行時期を把握せずに、
提出書類に「卒業見込証明書」と書いている場合があります。
証明書発行できないとわかった時点で、慌てず早めに、
発行できない理由を大学に確認し、
人事担当者へ連絡しましょう。
連絡方法は提出時期が迫っているなら電話で伝える
- 提出期限が迫っているなら、電話で連絡をする方が良い。
- 提出期限に余裕があるなら、メールなどの連絡方法でも良い。
電話がいいのか？
メールがいいのか？
迷うところですね。
メールは、時間に関係なく問い合わせができるので、
使い勝手は良いですが、デメリットもあります。
- 送信したメールがいつ開封されるか、わからない。
- ちゃんと届いているか、わからない。
- 迷惑メールに分類されている、かもしれない。
- 担当者が見落とす、可能性がある。
メールを送っても、
採用担当者が開封していない可能性もあります。
急ぎの要件や重要要件は、電話が確実です。
連絡内容
基本的なメールの形式で、要件を簡潔にしっかり伝えよう
- まずは、メールの基本挨拶。
- 提出できない理由（大学のシステム上など）とお詫び。
- 最速でいつ頃提出できるのか。
- 【状況によって確認必要】様式（紙？PDFなどのデータファイル？）
- 【状況によって確認必要】提出できるようになった際、「どのように提出すればいいのか？」
（準備でき次第、郵送する？次回の面接で持参する？メールに添付する？）
メールの例文
件名：卒業見込書が提出できない事のご連絡（○○大学 氏名）
本文：
こんにちは。
○○大学 氏名 と申します。
先日は……（説明会、面接など参加していれば、お礼）
その際、ご指示がありました「卒業見込書」ですが、
大学に確認しましたところ、××の理由で、提出期限までに発行ができません。
大変ご迷惑をお掛けし、申し訳ございません。
○月△日以降は発行できる予定です。
発行できましたら、すぐに郵送させていただきますが、
PDFにして、メールで提出することも可能です。
お忙しいところ、恐れ入りますが、
ご指示頂きますようお願いいたします。
署名
提出を指示されたタイミングや、
選考の進み具合により文面も変わってきますが、
参考にしてください。
電話の場合も要件は同じです。
事前に、最速でいつ取得できるのかなどを
大学に確認し、連絡しましょう。
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早めに準備をはじめ、対応できるように
提出書類などは早めに確認し、準備をしておくことが大事です。
提出日のギリギリになって、
「提出できない」ことに気付いても対応できず、
企業にご迷惑をかけてしまいます。
提出できないことに早めに気付けば、
企業にも早く連絡でき、対応方法が検討できます。
社会人として、ギリギリな行動は
信用を失いかねません。
「大丈夫だろう」と思わず、
早め早めに行動し、きっちり確認しましょう。
「卒業見込書」はタイミングによって、
発行ができない事があります。
大切なのは、
・なぜ発行できないのか
・いつ発行できるのか
をきちんと把握して、早めに企業に連絡することです。
就職活動をしていると予期せぬことや、
自分ではどうしようもできないことも出てきます。
提出書類などは、早めに確認しましょう。
期限内に提出できない書類がある場合は、
慌てずに状況を把握し、採用担当者へ連絡すれば大丈夫。
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