卒業見込み証明書が発行できない場合の対処方法

大学生

選考中の企業から、卒業見込証明書の提出を求められました。

でも、大学ではまだ発行できないとのこと……
どうしたらいいの？

みぃ

慌てなくても大丈夫。
大学のシステムや履修登録の状況により、
発行できない時期があります。
発行できない理由と、いつなら発行できるのかを大学に確認します。
きちんと対応すれば、選考の不利になることはありません。
企業への連絡方法や、対応方法についても後ほど説明します。

卒業見込証明書が発行できない理由は３つ

主な発行できない理由

通常なら、４年生の履修登録が済めば、
「登録した単位をすべて取れば、卒業できますよ」となり、
「卒業見込み」になります。
なので、3年生では「卒業見込証明書」は発行されません。

もし、４年生の履修登録が終わっても、卒業見込みにならない場合は、
登録単位が不足しているかもしれません。
最悪の場合は、卒業できない場合もあります。
早急に大学に確認してください。

システム更新などにより、発行できない時期（数日）があります。
大学のホームページなどで、
証明書発行のスケジュールを確認してみましょう。

休学中は証明書が発行できない場合があります。
復学するタイミングで発行できるはずです。
大学にいつ頃発行できるのか確認しましょう。

選考の提出書類に「卒業見込証明書」が含まれていると、
慌ててしまうかもしれませんが、
単位不足（卒業できない）以外は、あなたの不備ではないので、
説明すれば、企業も理解してくれるので、大丈夫です。
状況をきちんと説明してみましょう。

企業の人事担当者は大学の状況が分からないので、
提出できる時期や環境を把握せずに、
提出書類に「卒業見込証明書」と書いている場合があります。

慌てずに早めに、
まずは卒業見込書が発行できない理由を大学に確認し、
人事担当者へ連絡しましょう。

方法

電話がいいのか？
メールがいいのか？
迷うところですね。

メールは、時間に関係なく問い合わせができるので、
使い勝手は良いですが、デメリットもあります。

メールの連絡　デメリット

メールを送っても、
採用担当者が開封していない可能性もあります。
急ぎの要件や重要要件は、電話が確実です。

基本的なメールの形式で、要件を簡潔にしっかり伝えよう

連絡内容（メールの場合）

まずは、メールの基本挨拶。
提出できない理由（大学のシステム上など）とお詫び。
最速でいつ頃提出できるのか。
【状況によって確認必要】様式（紙？PDFなどのデータファイル？）
【状況によって確認必要】提出できるようになった際、「どのように提出すればいいのか？」
（準備でき次第、郵送する？次回の面接で持参する？メールに添付する？）